Condiciones generales de compras
1. AMBITO DE APLICACIÓN
Las presentes condiciones generales de compra regirán en todas las adquisiciones de bienes y/o contratación o suministro de servicios realizadas por Servicios de respaldo de energía Teknica SpA (“Teknica”) y serán de aplicación obligatoria a todos los Proveedores que presten sus servicios, desde el momento de la aceptación de la Orden de Compra, sea expresa o tácitamente.
Estas condiciones tienen el carácter de general y supletoria. Es decir, serán aplicables en todas las adquisiciones y contrataciones celebradas por Teknica, salvo que se establezcan condiciones específicas o particulares en la Orden de Compra o en el contrato suscrito entre las partes. Y su carácter de supletoriedad procederá en los casos en que los instrumentos antes señalados no contemplen situaciones contenidas en las condiciones generales de compra.
Si existieran diferencias con las Condiciones de venta del proveedor, regirán estas condiciones generales de compra, por cuanto no pueden ser modificadas ni rechazadas por el proveedor una vez aceptada la Orden de Compra.
2. ORDEN DE COMPRA
Orden de Compra: Documento de orden administrativo que la empresa emite a un proveedor, cuya f inalidad consiste en formalizar la compra de manera explícita, respaldando la adquisición de Bienes y/o Servicios. Este documento faculta al proveedor a entregar los Bienes y/o Servicios solicitados y presentar la correspondiente factura o instrumento tributario de cobro.
Todo producto o servicio requerido por Teknica estará respaldado por una Orden de Compra, la que contendrá las siguientes indicaciones:
• Descripción del producto o servicio
• Cantidad
• Precio Unitario
• Fecha de entrega
• Condiciones y forma de pago
Se entenderá que una Orden de compra es aceptada, si dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su emisión, no existe ningún comentario o rechazo por escrito de parte del Proveedor al área de Compras, a través del mismo correo en que ella fue remitida. En caso de existir contrato, las indicaciones señaladas anteriormente estarán contenidas en dicho instrumento, sin perjuicio de emitirse de todas formas la Orden de Compra respectiva.
El Proveedor no podrá ceder la Orden de Compra ni el Contrato, ni los derechos que éstos le confieren o las obligaciones que asume en su virtud, sin previa autorización escrita de Teknica.
2.1 CANTIDAD
El Proveedor deberá respetar la (s) cantidad (es) establecidas en la Orden de Compra. En caso de existir diferencias, por ejemplo, para materiales en kilos (PP, ABS, etc.) o en unidades extras por concepto de lotes de producción (impresiones, bolsas, cajas), el proveedor deberá contactar al Departamento de Compras de Teknica para que autorice por escrito la recepción del excedente y modificar la Orden de Compra si fuese necesario.
En caso de discrepancia con el proveedor respecto al peso, tamaño o volumen del producto o bien, se deberá dejar nota de la diferencia en presencia del proveedor, en el respectivo documento de entrega (guía de despacho o factura).
No se podrá en caso alguno, modificarse la cantidad indicada en la Orden de compra. Si la cantidad fuese superior, Teknica debe aprobar el incremento y modificar la Orden de Compra.
2.2 PRECIO UNITARIO
Nuestros pedidos son establecidos a precios firmes y no revisables, los que son cargados en el sistema de compras de acuerdo con lo cotizado previamente por cada proveedor. Dicho precio será en valor neto, es decir excluye el impuesto al valor agregado, pero sí incluye los demás impuestos, tasas, gravámenes, cargos y en general los costes correspondientes. El PROVEEDOR reconoce haber fijado su precio de manera integral, con conocimiento de todos los elementos necesarios para la correcta y completa ejecución de los estudios, suministros y demás prestaciones que le han sido confiadas dentro del alcance de la Orden de Compra. El precio incluirá la totalidad de los trabajos especificados y todos aquellos que sean necesarios e inherentes para la adquisición y/o ejecución adecuada de los servicios, considerando todos los gastos generales (flete, bodega, insumos básicos, personal, entre otros) y las utilidades que le reportará. En consecuencia, el PROVEEDOR no podrá requerir de manera unilateral, el aumento del precio bajo ningún pretexto. El PROVEEDOR podrá solicitar a Teknica, toda la información y los datos técnicos que considere necesarios para el suministro adecuado del Objeto de la Orden de Compra o contrato.
2.3 CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
El producto o servicio deberá ser suministrado a total conformidad de lo solicitado en la Orden de compra o contrato.
Teknica se reserva el derecho de realizar los controles necesarios para garantizar que el producto entregado cumple con todos los requerimientos solicitados en la Orden de Compra y/o Contrato.
El control cuantitativo y cualitativo del pedido se realizará después de la entrega en el lugar especificado en la Orden de Compra y/o contrato, lo cual no exime al proveedor de sus obligaciones de garantía y debida prestación de los servicios.
2.4 GARANTÍA DEL PRODUCTO O SERVICIO
Sin acuerdo definido (y aprobado en la cotización), el proveedor deberá garantizar sus productos y servicios por un periodo de mínimo de 12 meses contados desde la recepción o activación, contra cualquier defecto atribuible al diseño, fabricación o material. Si se ejerciera esta garantía, el proveedor se compromete a reparar o reemplazar el producto o hacerse cargo de los costos de reparación o su reemplazo. El proveedor dispondrá un plazo máximo de 30 días hábiles a contar de la notificación del rechazo, para restaurar o reemplazar el producto disconforme, cuyo proceso deberá informar por escrito al Departamento de Compras de Teknica.
El Proveedor responderá de los vicios ocultos de los bienes y de la evicción, de acuerdo con la ley. Responde además de que los bienes se entregan libres de todo gravamen o prohibición.
2.5 FECHA DE ENTREGA
Los plazos y fechas estipuladas ya sea en la Orden de Compra o en el contrato, tienen carácter de obligatorio.
En caso de que el proveedor no pueda dar cumplimiento al plazo de entrega por un hecho no atribuible a su parte, de fuerza mayor, deberá informarlo por escrito, a la brevedad al Departamento de Compras, quien podrá según sea el caso, ampliar o modificar la fecha de entrega.
Sin perjuicio de lo anterior, si dicha demora, atribuible solo al proveedor, este tiene que avisar al Departamento de Compras de Teknica al menos a la mitad del plazo de entrega. En este caso, Teknica podría ampliar o modificar la fecha de entrega.
Si el proveedor no avisa al Departamento de Compras de Teknica y que este retraso ocasionará daños o gastos adicionales a Teknica, se notificará al proveedor los costos que deberá asumir so pena de notificar las sanciones establecidas en el punto 6 del presente instrumento. Ahora bien, en caso de que el Proveedor no informe con la debida antelación la imposibilidad de cumplir con el plazo de entrega, Teknica, podrá anular pura y simplemente la Orden de Compra o rechazar los productos o servicios entregados fuera de plazo, o aplicar las sanciones establecidas en dichos instrumentos comerciales o contractuales, sin perjuicio de ejercer la posibilidad de exigir indemnización de los daños y perjuicios que le hayan causado.
En casos determinados y siempre previa autorización escrita de Teknica, se podrán disponer entregas parciales.
2.6 CONDICIONES DE PAGO
Los pagos se realizarán al proveedor solo cuando cumpla las condiciones comerciales y/o contractuales comprometidas.
En caso de pactarse un anticipo mayor a 10 millones de pesos chilenos, El PROVEEDOR deberá entregar una Garantía Bancaria, de ejecución inmediata, aceptada por Teknica, por el mismo valor del anticipo acordado, con una vigencia que exceda, en al menos, 60 días hábiles al plazo de la fecha de entrega del producto o servicio requerido, al objeto de avalar el fiel y oportuno cumplimiento de las obligaciones comerciales y/o contractuales.
Esta garantía deberá ser entregada al Departamento de Compras, dentro del plazo de 5 días hábiles desde que fue aceptada la Orden de Compra, la cual será extendida a nombre de Servicios de respaldo de energía Teknica SpA., Rut N° 96.710.540-6.
Las facturas serán pagadas, de acuerdo con las condiciones especificadas en la Orden de Compra. Cada factura deberá ser extendida a plena conformidad de la orden de compra. Deberá indicar la referencia del pedido (orden de compra) y comprobante de la entrega (HES, si aplica). Cualquier factura que nos esté conforme será rechazada y devuelta al proveedor.
Salvo que en la Orden de compra se especifique algo diferente, los pagos se efectuarán en un plazo máximo de 45 días contados desde la fecha de factura.
3. ENTREGA
La entrega de los bienes y servicios deberán realizarse en la fecha, día y lugar previamente acordados. Los documentos de entrega, Guías de Despacho o factura deberán indicar el número de la orden de compra.
Sin este número no se recibirán los productos. El horario de recepción es de 09:00 a 13:00 horas y desde las 14:00 a 17:30 horas.
3.1 De la entrega física:
Todos los paquetes o bultos deberán estar debidamente embalados para su transporte, conservación y almacenamiento. El Proveedor será el responsable en caso de daños en el producto si el embalaje no es el adecuado a la naturaleza del producto como también de los daños que se pudieran originar en el transporte utilizado para entregar el producto. El valor por facturar será el equivalente al valor de la Guía de despacho transportada.
Teknica se reserva el derecho de rechazar mercaderías que no cumplan con los requisitos exigidos en la orden de compra en cuanto a calidad y cantidad, lo que deberá quedar por escrito en el documento del proveedor.
4. FACTURACIÓN
Las facturas deberán ser enviadas al Departamento de Contabilidad de Teknica en un plazo de 1 día siguiente a la entrega del producto o servicio. Todas las facturas deberán indicar el número de la Orden de Compra, y fecha de facturación no antes de la fecha de entrega, de lo contrario serán rechazadas.
La (s) factura(s) respectiva(s), en la Oficina de Teknica, domiciliada en Av. Prta Sur 03340, 8060056 San Bernardo, Santiago, Región Metropolitana extendida(s) a nombre de Servicios de respaldo de energía Teknica SpA., RUT N° 96.710.540-6. En caso de que el contratista cuente con facturación electrónica, ésta deberá ser remitida a la dteflow.teknica@easytax.cl, en formato xml. Con el fin de agilizar el trámite de ingreso y pago, se solicita que el proveedor envíe la factura en formato pdf a Contabilidad Teknica (contabilidadteknica@teknica.cl).
5. PAGO
Tal como se describe en el punto 2.6, el pago solo podrá generarse en caso de cumplimiento íntegro de las condiciones comerciales y/o contractuales.
Para el caso de los productos o bienes será necesario que las facturas indiquen la orden de compra, y los comprobantes de entrega de dicha mercadería.
Para el caso de servicios, se deberá adjuntar la siguiente información para acceder al pago:
• Factura debe mencionar el número de la Orden de compra y la HES (hoja de entrega de servicio)
• En caso de que el proveedor no envíe documentos mencionados, Compras informará internamente al Depto. de Finanzas la instrucción de no pagar las facturas, las cuales serán retenidas en virtud de la ley 20.123. Estas serán liberadas una vez recibidos los documentos.
Teknica podrá retener del o los pagos que correspondan el monto que adeude el proveedor por concepto de remuneraciones u obligaciones previsionales con sus trabajadores o subcontratistas, dicho monto será utilizado para pagar al trabajador o a la institución previsional respectiva. Asimismo, podrá retener y pagar saldos pendientes o montos a entidades públicas o privadas por incumplimientos del proveedor, ya sea de obligaciones fiscales, laborales, civiles, comerciales, ejecutivas, en general siempre que exista un acto administrativo o resolución judicial emanados de una autoridad competente.
El pago se realizará a través de transferencia electrónica, para lo cual Teknica solicitará al proveedor los antecedentes de la cuenta corriente respectiva y el nombre del Banco receptor de dicha transferencia. En caso de cambio de cuenta corriente o de entidad bancaria, el proveedor deberá informarlo por escrito y a la brevedad al Departamento de Compras de Teknica.
Lo anterior debe tenerse presente, por cuanto los pagos se realizarán a la razón social indicada en la factura, la cual debe estar conforme con los datos incorporados en la Orden de Compra, en el contrato y en la ficha del proveedor. Teknica no aceptará cursar pagos a una razón social distinta a la del proveedor individualizado en la Orden de Compra o contrato, so pena de eludir las obligaciones legales del proveedor.
En caso de que el proveedor haga entrega de factura (s) electrónica (s), también se solicitará la entrega de la copia cedible por correo electrónico y antes del pago correspondiente. En caso contrario no se cursará el pago.
Asimismo, el contratista deberá notificar a Teknica oportunamente, si va a ceder el crédito, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7° de la Ley N° 19.983, informando el nombre, Rut, dirección y giro del cesionario del crédito. De todas formas, Teknica se reserva el derecho de rechazar dicha cesión.
Sin perjuicio de lo anterior, Teknica podrá reclamar en contra del contenido de la factura dentro del plazo establecido en la Ley N° 19.983.
6. SANCIONES
Teknica clasificará los incumplimientos de los proveedores entre:
➢Leves (Ej. Incumplimiento en la entrega de la factura en el plazo establecido en las Condiciones Generales de Compras)
➢Medios (Ej. Baja en el nivel de servicio mínimo requerido)
➢Graves (Ej. Incumplimientos laborales, incumplimientos reiterados, incumplimiento en la fecha de entrega)
Según el impacto operativo y económico que genere el no cumplimiento en el negocio de Teknica. Acorde a esta clasificación se impondrán las sanciones que correspondan, lo cual será especificado en la orden de compra y/o contrato.
Sin embargo, por el atraso o incumplimiento en las fechas de entrega de productos, equipos, suministros o documentos estipulados en la Orden de Compra y/o contrato, se podrá efectuar una retención de hasta un 10% del valor total de la Orden de Compra. Este monto será informado al proveedor y se hará efectivo del pago más próximo a realizar o de las garantías entregadas en resguardo del anticipo entregado.
Sin embargo, por el atraso o incumplimiento en las fechas de entrega de productos, equipos, suministros o documentos estipulados en la Orden de Compra y/o contrato, se podrá efectuar una retención de hasta un 10% del valor total de la Orden de Compra. Este monto será informado al proveedor y se hará efectivo del pago más próximo a realizar o de las garantías entregadas en resguardo del anticipo entregado.
7. AMBITO LABORAL
El Proveedor se obliga a dar oportuno y cabal cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones que le imponga la legislación laboral y de seguridad social en general y los contratos de trabajo que celebre con sus trabajadores.
El Proveedor garantiza que su empresa cumple con las normas nacionales e internaciones vigentes sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo, especialmente en materia de erradicación de la explotación infantil, del trabajo forzado, contratación de inmigrantes ilegales y que no utiliza los servicios de empresas sospechosas de incidentes de estas prácticas.
El Proveedor garantiza que su empresa cumple con las normas nacionales e internaciones vigentes sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo, especialmente en materia de erradicación de la explotación infantil, del trabajo forzado, contratación de inmigrantes ilegales y que no utiliza los servicios de empresas sospechosas de incidentes de estas prácticas.
El Proveedor garantiza que su empresa cumple con las normas nacionales e internaciones vigentes sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo, especialmente en materia de erradicación de la explotación infantil, del trabajo forzado, contratación de inmigrantes ilegales y que no utiliza los servicios de empresas sospechosas de incidentes de estas prácticas.
El Proveedor garantiza que su empresa cumple con las normas nacionales e internaciones vigentes sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo, especialmente en materia de erradicación de la explotación infantil, del trabajo forzado, contratación de inmigrantes ilegales y que no utiliza los servicios de empresas sospechosas de incidentes de estas prácticas.
El Proveedor no podrá efectuar declaraciones, representaciones ni para asumir compromisos de ningún t ipo o tomar cualquier acción que pudiese obligar a Teknica. El proveedor no podrá subcontratar total ni parcialmente la ejecución de los servicios o suministro, sin previa autorización por escrito, por parte de Teknica. El incumplimiento de esta obligación dará derecho a Teknica a disolver el contrato u obligación comercial.
8. CUMPLIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO
El PROVEEDOR se compromete al cumplimiento de las condiciones ofrecidas y estipuladas en las Órdenes de compra y/o contrato, en la fecha, cantidad, precio y calidad ofertados. Asimismo, el proveedor se obliga a cumplir con todas y cada una de las obligaciones contenidas en las presentes condiciones generales de compra.
El Proveedor manifiesta que cumple fielmente con cuantas obligaciones impone la legislación fiscal, laboral y de Seguridad Social a los empleadores, en relación con todos sus trabajadores y, en especial, con los asignados a la prestación de servicios al Comprador, garantizando la total indemnidad de Teknica respecto de las responsabilidades y sanciones que se deriven del incumplimiento de dichas obligaciones, las cuales serán íntegramente asumidas por el Proveedor.
9. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO
De acuerdo con la naturaleza y montos involucrados en la orden de compra o contrato, el proveedor deberá emitir una boleta de garantía o póliza de seguro o vale vista, de ejecución inmediata, por un monto acorde al tipo de obligación.
De acuerdo con la naturaleza y montos involucrados en la orden de compra o contrato, el proveedor deberá emitir una boleta de garantía o póliza de seguro o vale vista, de ejecución inmediata, por un monto acorde al tipo de obligación.
10. CONFIDENCIALIDAD
En ningún caso el Proveedor podrá hacer referencias o proporcionar información que esté contenida en la Orden de compra o Contrato. Esto se hace extensivo al personal del proveedor, razón por la cual, el proveedor deberá diseñar y operar, a su cuenta y riesgo, un protocolo de seguridad interno y externo que permita mantener la integridad y confidencialidad de la información, que será conocido y podrá ser supervisado por Teknica.
En ningún caso el Proveedor podrá hacer referencias o proporcionar información que esté contenida en la Orden de compra o Contrato. Esto se hace extensivo al personal del proveedor, razón por la cual, el proveedor deberá diseñar y operar, a su cuenta y riesgo, un protocolo de seguridad interno y externo que permita mantener la integridad y confidencialidad de la información, que será conocido y podrá ser supervisado por Teknica.
11. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL
La información proporcionada al proveedor será siempre de nuestra propiedad, ya que se autoriza al proveedor a utilizarla solo para efectos de la preparación de los pedidos de entrega. El proveedor garantizará la correcta conservación y mantenimiento de los instrumentos que le confiamos.
La información proporcionada al proveedor será siempre de nuestra propiedad, ya que se autoriza al proveedor a utilizarla solo para efectos de la preparación de los pedidos de entrega. El proveedor garantizará la correcta conservación y mantenimiento de los instrumentos que le confiamos.
La información proporcionada al proveedor será siempre de nuestra propiedad, ya que se autoriza al proveedor a utilizarla solo para efectos de la preparación de los pedidos de entrega. El proveedor garantizará la correcta conservación y mantenimiento de los instrumentos que le confiamos.
12. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL
Por el presente documento, el Proveedor declara que ha tomado conocimiento y se adhiere al compromiso de desarrollo sustentable y ética comercial de Teknica, establecido en la Carta de Derechos Fundamentales del Grupo Legrand, los cuales serán publicados en la página web de la empresa.
El proveedor se compromete a cumplir con la política de desarrollo sustentable especialmente a lo que se refiere a protección ambiental, el cumplimiento de la legislación social, la salud y seguridad ocupacional de los empleados, la ética comercial y especialmente la lucha contra la corrupción y el cumplimiento de las normas de libre competencia.
Si los materiales utilizados para la elaboración del bien generaran polución, o si contiene componentes que están sujetos a regulaciones específicas, el proveedor se compromete a comunicarnos las medidas que deben ser aplicadas para su destrucción o las de sus residuos, después de su utilización de acuerdo a las normas ambientales vigentes.
En cuanto a la lucha contra la corrupción, el proveedor rechazará todas las formas de corrupción, sea pública o privada, activa o pasiva. Por consiguiente, el proveedor se compromete a aceptar cumplir con todos los textos, convenciones legales y normativas nacionales e internacionales de lucha contra la corrupción existentes en Chile.
Respecto a la libre competencia, el proveedor se compromete a rechazar cualquier práctica desleal o restrictiva en el mercado, debiendo demostrar un buen comportamiento que cumpla con las regulaciones de mercado en relación con sus competidores, clientes y distribuidores. Serán consideradas malas prácticas la colusión ilícita, abuso del poder de mercado, intercambio de información privilegiada.
13. EXCLUSIVIDAD
La calidad de Proveedor de Teknica no implica exclusividad ni significa en ningún caso que el Proveedor se encuentre impedidos de prestar servicios de similar naturaleza con otras personas naturales o jurídicas.
El Proveedor se compromete a avisar a Teknica cuando la facturación a ésta supere el 25 % de su facturación total.
14. SEGUROS
En casos que la naturaleza del contrato u orden de compra lo requiera, el proveedor deberá contratar seguros con compañías de reconocida solvencia a fin de proteger los productos a entregar o los suministros proporcionados por Teknica frente a potenciales daños. El proveedor entregará copias de estas pólizas cuando el área de Compras lo solicite.
15. CONFLICTO DE INTERESES
El Departamento de Compras de Teknica solicitará a cada proveedor el envío de su Declaración de Conflicto de Interés, en la que debe incluir el grado de relación con algún trabajador de Teknica.
16. RESOLUCION DE CONFLICTOS
En caso de surgir alguna discrepancia o controversia en la interpretación o cumplimiento de los términos comerciales y/o contractuales, el Proveedor y Teknica se esforzarán en encontrar la solución más conveniente al caso. Si no prospera una alternativa favorable a ambas partes, Teknica se reserva el derecho de someter el conocimiento de la contienda a los Tribunales de Justicia o a mediación o arbitraje, para lo cual se fija como domicilio la ciudad de Santiago. Todo lo cual será informado al proveedor no la debida antelación.
17. NOTIFICACIONES
Todas las notificaciones del Proveedor al Comprador se deberán de realizar por escrito o vía mail a la siguiente dirección: CL-BER-DL-Compras@legrand.com
